¿Cuándo es el momento adecuado para adoptar un sistema ERP?

La empresa Conchitas del Pedregal es un negocio familiar que abrió sus puertas el primero de agosto de 1970. Hoy es administrada por Alfonso y Helena, hijos de Don José, maestro panadero que convirtió su oficio en un negocio.

Al inicio de su operación, los controles administrativos y de producción eran llevados a mano en formatos físicos, a finales de los años 90 migraron su control a hojas de cálculo y por 20 años han operado de esta forma.

La tecnología de consumo ha familiarizado tanto a Alfonso como a Helena con aplicaciones e infrastructura, por lo que están buscando implementar un software ERP de gestión empresarial. Don José, quien aunque sigue retirado, no está seguro de adoptar este tipo de herramientas porque 1- representan una inversión que, si bien pueden cubrir, no es crítica (o al menos así lo percibe) y 2- porque sus amigos que han implementado ERPs en sus respectivas empresas tienen historias de terror sobre los procesos de implementación.

Alfonso ha platicado sobre el tema con diversos proveedores de software empresarial y ha concluido que, en efecto, dos de cada tres implementaciones son un fracaso, pero que ciertamente un ERP es una herramienta muy útil para estandarizar sus procesos y comenzar a exportar su producto a América Central y Estados Unidos. Helena, por su parte, evaluó otros proveedores y concluyó lo mismo.

Todos tienen buenos argumentos, pero el que parece llevar el mayor de peso es el de Don José: “¿para qué cambiar nuestra manera de operar si en 20 años no hemos necesitado un cambio y nos mantenemos adelante de la competencia?”

La pregunta que toda empresa tiene es “¿cuándo debo adoptar un ERP, especialmente si ya me va bien?” No hay una respuesta mágica, pero sí hay indicadores que nos pueden ayudar a tomar una decisión:

  1. Cuando quiero certificarme (ante ISO u otra instancia gubernamental/privada): un ERP permite estandarizar procesos, lo que garantiza que el 100% de las veces que produzca un bien X, tendrá el mismo sabor, forma, consistencia, fecha de caducidad, etcétera.
  2. Cuando quiero exportar mi producto: al igual que con el punto anterior, un ERP nos permite estandarizar los procesos exigidos por los diversos gobiernos para permitir la entrada de productos extranjeros.
  3. Cuando invierto más tiempo corrigiendo errores que incrementando la producción/vendiendo más: si el jefe de producción invierte más tiempo en corregir las hojas viajeras que en eficientar su operación, es momento de darle una herramienta para que ejecute lo que es el core de su negocio.

*Este es un caso ficticio que refleja la realidad del 70% de las empresas en desarrollo de América Latina.