El software de gestión empresarial (ERP) y su importancia en la toma de decisiones

Menos del 35% de las PyMES en América Latina han adoptado el uso de sistemas informáticos para apoyar a la gerencia en la toma de decisiones, pero ¿cómo un software de gestión empresarial (ERP) puede ayudar a tomar decisiones de negocio?

Un ERP es un software que integra en una única base de datos (una base de datos es la unión de columnas y filas en cuyas intercepciones hay celdas, las cuales son llenadas con datos) la información administrativa y productiva de una empresa. Siendo así, hay tres etapas fundamentales para que el ERP pueda arrojar información de valor para tomar decisiones:

1.    Ingreso de datos. El ERP se alimenta con la información que el usuario ingrese y esta información debe ser real y oportuna. Ejemplo: la gerencia de ventas de una empresa productora de productos de salud decidió dividir el país en cinco territorios: centro, norte, sur, este y oeste. El gerente exige que sus cinco representantes de venta asignados a cada territorio, ingrese al ERP los datos recientes de sus prospectos y que se documenten todas las interacciones comerciales, desde una llamada telefónica hasta una visita de negociación agregando, por supuesto, las cotizaciones que se han ofertado.

2.    Interpretación de los datos. Un software ERP de producción robusto como BatchMaster Manufacturing con SAP Business One Hana incluye una poderosa herramienta con analítica de negocio que mostrará reportes por territorio al gerente comercial de nuestra empresa productora. Un reporte, por ejemplo, es el de oportunidades de negocio, en el cual se mostrará cuantos proyectos se tienen en cada una de las distintas etapas de venta.

3.    Toma de decisión. El gerente comercial, entonces, estará en posibilidad de tomar una decisión. Suponiendo que el reporte del territorio del centro arroje que en mayo de 2017 hubo 50 oportunidades dadas de alta; que solo cinco de ellas fueron oportunidades validadas y que solo una se transformó en venta, el gerente podrá inferir una de dos opciones: a) que el equipo de mercadotecnia está enviando oportunidades mal calificadas o b) el representante de ventas no es lo suficientemente hábil como para persuadir a sus distribuidores/clientes finales. El gerente podrá complementar extrayendo un reporte proveniente del área de mercadotecnia con la información de las campañas ejecutadas en abril para tomar acciones oportunas.

Este es solo un ejemplo, pues integrando las áreas de contabilidad, finanzas, mercadotecnia, ventas, servicio, producción, calidad, planeación, programación, laboratorio, desarrollo y más, las gerencias de las empresas productoras están empoderadas con datos que se traduzcan en información veraz para tomar decisiones. Tal es el caso de Cosmaceutical, productora que llamó a BatchMaster su “carretera de información”. Conozca su historia de éxito.