¿Qué sigue después de la elección de su software ERP?

Considere los posibles errores más comunes en la fase de implementación.

Tras dedicar esfuerzos en tiempo y recursos humanos a evaluar la mejor solución ERP para su negocio de manufactura por procesos, la implementación se vuelve fundamental para que esa solución sea exitosa. Por lo general, durante el proceso de ventas, los proveedores de software ERP le ofrecerán un rápido servicio de implementación y  tener la capacidad de poner a operar el sistema en poco tiempo y sin problema alguno. Sin embargo, de pasar por alto ciertos factores, la inversión de recursos materiales y humanos que usted realizó al momento de elegir su ERP podría verse truncada o, en el peor de los casos, perderse.

Una de las principales causas por las que falla la implementación de un software ERP se relaciona con la etapa previa de evaluación y tiene que ver con la definición de los objetivos del ERP en relación con la empresa en cuestión. Usted requiere saber específicamente para qué necesita poner en práctica la solución ERP (reducir tiempos de operación en ciertas líneas de producción, por ejemplo), la cual debe ser específica para su industria, para no generar expectativas falsas y, sobre todo, para poder medir con datos duros el éxito de su inversión.

Ahora bien, una vez que su software ERP está instalado y en funciones, usted debe tener claro que no se trata de un simple proyecto de TI (tecnologías de la información) que terminará con la instalación del mismo, sino de una solución que abarca todas las áreas de su empresa y que, por lo tanto, requiere de capacitación para el personal que la utilizará. Aunque el entrenamiento puede parecer costoso, tanto en términos de los tiempos invertidos, como en los recursos materiales (como el pago a los capacitadores), tenga en cuenta que los usuarios no solo necesitan adaptarse al nuevo software implementado, sino que deben estar en constante aprendizaje de las nuevas funcionalidades incluidas en versiones más recientes del producto.

Por ello, es necesario que toda la empresa, desde la administración hasta los usuarios finales, esté consciente y comprometida con el esfuerzo que conllevará poner en práctica la nueva solución. Debe existir un líder del proyecto que dirija desde dentro de la empresa las fases de la implementación, y que conozca todas las características que ofrece el ERP, para poder obtener el máximo provecho de la misma, según las necesidades específicas del negocio. Asimismo su proveedor debe comprometerse con los servicios de soporte necesarios para que su equipo se encuentre en el mejor punto de partida para comenzar a utilizar el software.

De lo anterior puede concluirse que la implementación de su software ERP no será inmediata: se trata de un proceso que debe estar planeado paso por paso, para evitar sorpresas, gastos extras innecesarios, o problemas con la integración de los datos. La comunicación entre las áreas de su empresa que utilizarán el software, el líder del proyecto y el proveedor, es fundamental. En este sentido BatchMaster cuenta con un servicio de profesionales que son expertos en el área de manufactura por procesos, y que por lo tanto saben hablar su idioma, conocen los problemas de su industria, y están dispuestos a apoyarlo con un soporte 24/7. Como su socio en productividad, BatchMaster no limita sus servicios a la entrega de un software especializado en sus necesidades, sino que le ofrece la implementación adecuada para su negocio. Los pasos que seguimos para ayudarlo en este inicio de su proyecto son:

  • – Kickoff: inicio o descubrimiento, en donde conocemos las expectativas de su empresa, las áreas de mejora y el personal a involucrar, así como el análisis de sus necesidades y de las soluciones que actualmente utiliza.
  • – Conversión y migración de datos, la cual se realiza de manera integral y se realizan pruebas con prototipos para asegurar el éxito de la transferencia de información.
  • – Configuración e integración, en donde se realiza un piloto sobre la base de sus necesidades reales.
  • – Personalización e informes, para conocer cómo nuestra solución puede adaptarse a sus requerimientos específicos y para sacar a la luz cualquier problema surgido en las pruebas.
  • – Capacitación al usuario, con el fin de proporcionarle todas las herramientas para obtener el máximo provecho de su solución.
  • – Pruebas y aceptación del sistema, lo cual significa que el software está listo para salir a producción en su empresa.
  • – Actividades de puesta en actividades y soporte después de la puesta en funcionamiento: BatchMaster estará con usted durante y después de la implementación del sistema, para llevar un control de los cambios que necesite en su aplicación y generar un reporte del cierre del proyecto, y así nos aseguraremos de que usted esté completamente satisfecho con los resultados obtenidos.